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即时通信成效率管理双刃剑

即时通信成效率管理双刃剑 2011： 美国未来学家奈斯比特分析说，“未来竞争是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。” “我不会阻止我的员工在办公室使用即时通信工具。”伦敦证交所上市公司PACIFICME-DIA首席执行官张瑞展说。相反的是，他非常鼓励员工使用即时通信工具，“员工什么时候上线我都非常清楚，和他们的沟通越来越紧密。而利用即时通信工具，同时也大大降低了公司的运营成本。”诸如ICQ、MSNMessenger、YahooMessenger、RTX等实时通信软件大量涌现，每一种都在特定的人群或者企业中得到认同。正如张瑞展所说，企业运用这些即时通信工具，大大提高了沟通效率，竞争优势凸现。即时通信提高沟通效率对现代企业而言，日新月异的技术、全球化的市场、众多的合作关系、对突发事件快速反应，都需要有效的沟通来解决。谁能抢先一步，谁就能把握住市场的先机。因此，适应新的经济形势，现代企业的沟通越来越快，对效率的要求也越来越高。跨区域、多层级、分隶属的多层次的网络系统结构在一些企业中建立起来。但沟通方式多样化的同时，沟通成本在企业总成本中占的比重也不断增大。即时通信工具的资费却低廉很多。越来越多的企业已开始认识到即时通信工具能够带来极高的生产力，借助它的应用，来提高业务协同性及反馈的敏感度和快捷度。人们发现，即时通信软件不仅仅用于娱乐和聊天，还有卓越的商务通信功能。国际知名的权威调查顾问公司美国Gartner发表的研究报告表明，至2002年底全美大约有70%的企业使用实时通信软件作为重要但非正式的企业内部沟通工具，当一个跨国企业部门间对某个问题进行讨论时，即时通信工具派上了用场。而国际知名的产业分析公司IDC的一项预测表明，到今年，全球实时通信的用户将高达2.3亿人。该报告同时指出，一个企业通过使用最新信息可以在关键的商业流程中消除管理和实施中的延迟，从而提高竞争力。———正如张瑞展所说的，即时通信能够知道其他人是否在线，从而避免了员工在打电话找人上耗费大量的时间。但人们会不会在上班的时候用即时通信工具娱乐?管理者如何在不侵犯员工隐私的情况下监督他们?去除娱乐EIM成沟通新宠于是，专门针对企业用户的即时通信(EnterpriseInstantMes-senging，以下简称EIM)产品被研究出来，它易于管理，同时风格“严肃”。企业级的即时通信工具，可以集成企业利用率较高的多个信息沟通方式，包括即时消息、语音、视频通讯和即时文件传输等等。比较起邮件来，EIM更快捷，更具亲和力和交互性，相比手机，它具有可记录性、费用低、数据形式的多样式，支持文本，语音，图画，视频。特别是能够与电子邮件、手机(电话)以及其他企业应用办公程序的结合使用。首先，企业时常需要面对内部员工发布一些信息。传统的文件方式需要先打印出来，然后人工分发，若要收集员工的反馈信息则还要另外准备，因此效率比较低。使用EIM之后，向员工发布信息通知则变得相当简单，同时还可以即时得到反馈信息。此外，企业会经常召开内部会议。有了EIM，利用其网络会议功能，可以方便地在员工电脑前召开或者参加会议。随着手机的普及，收发短信已经成为企业一种重要的联系方式。在开会或者外出状态下，利用EIM给员工发出信息，使得员工在不影响工作的前提下能够及时得到来自企业的信息。群雄争食EIM市场精明的微软使出一贯的操作手法，将MSNMesseneer与Win-dowsXP捆绑，使得MSN很快成为企业员工的选择。而已经占据了国内即时通信市场的绝大多数市场份额的腾讯QQ，开始面临着越来越大的压力。在很多企业管理者的眼中，QQ偏重休闲娱乐，而MSN却适合商务使用。2004年10月25日，TOM在线宣布与总部位于卢森堡的Skype公司签署战略合作协议。根据协议，双方将以联合品牌的形式将Skype作为即时通信软件引入中国。11月16日，由TOM在线与Skype通力合作的TOM-Skype正式发布。以语音通话质量高为特征的Skype是否会在EIM市场分一杯羹?从一组数字上可以看出，Skype一经推出，短短一年多的时间，在没有任何广告宣传的情况下，全球下载Skype者超过6000万次，注册用户超过2500万，同时在线用户超过100万，而且新用户以每天13万的速度增长，它成了目前全球最为流行的语言通信软件。面对越来越多的竞争对手，QQ开始寻找新的模式。腾讯内部人士分析说，尽管EIM市场竞争愈发激烈，但即时通信软件存在着一些共性的问题，比如功能雷同、缺乏特色，操作方式繁琐、界面不友好，有的产品和服务稳定性较差，因此大多数产品还不能得到迅速推广。腾讯耗时一年多时间研发出一款新产品———RTX，试图改变人们对QQ是一个娱乐为主的即时通信产品的印象。RTX的特点在于，它是根据企业对安全性、应用程序集成等方面的需求设计的。为了使客户降低成本，RTX可以直接在局域网上运行。“虽然它带来的效益是间接的，但为企业创造的价值是丰厚的。”面对日趋激烈的市场，腾讯将自己的目标锁定在政府机构、电力、电信、制造业、IT业、食品饮料业、教育业、旅游业等行业。腾讯内部人士透露说，已经有20多万户企业选择了这一软件。“开会提前半个小时通知就可以了，我只要按一个键，就会把开会的通知用即时通信或短信的方式，发给需要参会的人员。”正大天晴的负责人说:“使用即时通信系统，为公司节省了大量的沟通成本、差旅费以及租用会议场地的费用，同时也提高了公司政策的执行效率。”Garnter的一项调查表明，在2008年以前，实时技术将以600%的速度飞速增长。无论是MSN的捆绑式推广，还是Skype的新模式，抑或是QQ的重新发力，人们不能忽视的，是基于企业沟通需求的巨大市场，是群雄逐鹿，还是独霸天下，竞争的结果，是为企业的有效沟通创造了有利条件。(end)

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